n8n auf der eigenen Infrastruktur statt in der Cloud, für Datenhoheit, ERP-Anbindung im geschlossenen Netz und unbegrenzte Ausführungen.
Worum es geht
n8n ist ein Werkzeug zur Workflow-Automatisierung. Self-Hosting bedeutet, dass n8n auf deiner eigenen Infrastruktur läuft statt in der Cloud des Anbieters. Der Unterschied ist nicht technischer Natur, sondern entscheidet darüber, wo deine Daten liegen und wer die Kosten kontrolliert. kapio baut die Instanz in deiner Cloud auf und hält sie auf Wunsch im Betrieb.
Warum Unternehmen das wollen
Der wichtigste Grund ist die Datenhoheit. Wenn n8n Workflows automatisiert, laufen Kundendaten, Zugangsschlüssel und Inhalte durch das System. Beim Self-Hosting bleiben diese Daten in deiner eigenen Umgebung und damit im EU-Datenraum. Für Unternehmen, die mit Blick auf die DSGVO Klarheit darüber brauchen, wo ihre Daten verarbeitet werden, ist das der entscheidende Punkt. Es gibt keinen Anbieter, an den Daten zur Verarbeitung herausgehen.
Diese Frage stellt sich besonders, sobald ein internes System wie ein ERP angebunden werden soll. Ein ERP enthält die sensibelsten Daten eines Unternehmens und steht in aller Regel in einem geschlossenen Netz, das nicht nach außen offen ist. Eine selbst betriebene Instanz steht im selben Netz und erreicht das ERP über eine private Verbindung, ohne das System ins Internet zu öffnen. Eine Instanz in der Cloud des Anbieters könnte das nicht, ohne eine Lücke nach außen aufzumachen. Damit entscheidet nicht mehr, wie viele Automatisierungen laufen, sondern wo die Daten liegen dürfen.
Erst wenn diese Frage nicht im Weg steht, zählen die Kosten. Die Cloud rechnet nach Ausführungen ab und ist im Pro-Tarif bis 50.000 Ausführungen im Monat günstig. Darüber folgt der deutlich teurere Business-Tarif. Beim Self-Hosting entfallen die Gebühren pro Ausführung, du zahlst nur deine Infrastruktur, und die Zahl der Ausführungen ist nicht begrenzt.
Wofür sich das in der Praxis nutzen lässt
n8n verbindet Systeme, die sonst nichts voneinander wissen. Ein neuer Lead aus dem Webformular landet automatisch im CRM, angereichert um Firmendaten aus einer externen Quelle. Kontakte und Abmeldungen werden zwischen CRM und Newsletter-Tool abgeglichen, sodass beide Seiten denselben Stand haben. Aus dem ERP lösen bestimmte Ereignisse Folgeschritte aus: Eine Auslieferung wird ins CRM gespielt, sodass der Vertrieb sie sieht, oder sie löst eine E-Mail an den Kunden aus. So greifen Marketing, Vertrieb und Warenwirtschaft ineinander, ohne dass jemand Daten doppelt pflegt.
Solche Abläufe lassen sich auch in der Cloud bauen. Self-Hosting ist dann die richtige Wahl, wenn dabei sensible Daten im Spiel sind, ein internes System angebunden wird oder das Volumen hoch ist.
Wie wir es bauen
kapio ist ein Technologie-Studio aus Hamburg, aktiv in der DACH-Region, mit Schwerpunkten in CRM, Automation, Integration und KI. Wir konzipieren den Prozess, der automatisiert werden soll, setzen die Instanz in deiner Cloud auf und bauen die Workflows. n8n läuft auf allen gängigen Plattformen, darunter Microsoft Azure, Amazon Web Services und Google Cloud. Wir betreiben mehrere produktive Instanzen auf Azure im EU-Datenraum, darunter Setups mit ERP-Anbindung.
Wir arbeiten auf der Ebene der Anwendung und der Workflows. Die Plattform, das Netzwerk und die Zugänge bleiben in deiner Hand, weil sie Teil deiner Cloud sind. Welche Umgebung zu deiner vorhandenen IT passt und welche Systeme angebunden werden, klären wir in der Discovery.
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Häufige Fragen
Ist n8n self-hosted DSGVO-konform?
Self-Hosting ist gerade unter dem Gesichtspunkt der DSGVO ein häufiger Beweggrund, weil die Daten die eigene Umgebung nicht verlassen. Liegt die Umgebung im EU-Datenraum, findet kein Transfer in ein Drittland statt. Wenn einzelne Workflows externe Dienste ansprechen, etwa ein KI-Modell, ist dafür ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung nötig, den wir bei der Konzeption mitdenken.
Was kostet das insgesamt?
Die Software selbst ist kostenlos. Die Community-Edition von n8n enthält beim Self-Hosting den vollen Funktionsumfang, ohne Begrenzung der Zahl der Workflows oder Ausführungen. Dazu kommen die Kosten deiner Cloud-Infrastruktur, die je nach Größe der Instanz unterschiedlich ausfallen, sowie unsere Leistung für Aufbau und Betrieb. Eine kostenpflichtige n8n-Lizenz wird erst nötig, wenn mehrere Teams an vielen Workflows arbeiten und es Anforderungen an zentrale Anmeldung, ein feines Rechtemodell oder getrennte Test- und Betriebsumgebungen gibt.
Muss ich mich selbst um den Betrieb kümmern?
Eine self-hosted Instanz braucht laufende Pflege, sonst veraltet sie. Du kannst das mit der eigenen IT abdecken oder den Betrieb an kapio geben. Wir empfehlen den zweiten Weg, weil deine IT sich dann um ihre eigentlichen Aufgaben kümmern kann. Im Rahmen einer Vereinbarung für Support und Updates halten wir die Version aktuell, überwachen die Erreichbarkeit und richten die Sicherung ein. Die Bereitstellung der Cloud-Umgebung und der Zugänge bleibt bei dir, dabei unterstützen wir beratend.
Wer baut die Workflows?
Das übernimmt kapio. Eine leere Instanz automatisiert noch nichts, der Wert entsteht in den Workflows, die deine Systeme verbinden. Wir nehmen den Prozess auf, der automatisiert werden soll, und bauen die Workflows dazu, von der Anbindung der Systeme bis zur Logik dazwischen. Auf Wunsch schulen wir dein Team, sodass ihr einfache Anpassungen später selbst vornehmen könnt.
Komme ich später wieder raus, wenn die Zusammenarbeit endet?
Ja. Die Instanz läuft in deiner eigenen Cloud-Umgebung und gehört dir. Die Workflows und die Konfiguration liegen bei dir, nicht bei uns. Bei einem Wechsel übergeben wir die vorhandene Dokumentation und die offenen Punkte, sodass auch ein anderer Dienstleister fortsetzen kann.
Self-hosted oder Cloud?
Die Antwort hängt an zwei Fragen, und die erste wiegt schwerer. Sobald sensible Daten im Spiel sind oder ein internes System wie ein ERP angebunden werden soll, gehört die Instanz ins eigene Netz, unabhängig vom Volumen. Liegt diese Anforderung nicht vor, entscheidet die Menge der Ausführungen: Bis zu einer mittleren Last ist die Cloud günstig und ohne eigenen Aufwand, darüber wird eine eigene Instanz deutlich wirtschaftlicher. Welcher Weg in deinem Fall passt, ordnen wir gemeinsam ein.